Business travel : tout savoir sur les voyages d’affaires
Les coûts liés au business travel ou voyage d’affaires représentent souvent la deuxième catégorie de dépenses dans les frais généraux d’une entreprise. En effet, dans de nombreuses entreprises, le nombre de personnes et la fréquence des déplacements sont importants et exigent un niveau élevé de gestion des voyages d’affaires.
Il n’existe pas de procédure standard pour atteindre l’excellence lorsqu’il s’agit de réduire les coûts sans sacrifier en qualité. Certaines erreurs dans la gestion de business travel empêchent les responsables de réaliser des économies !
Contenu :
Qu’est-ce qu’un business travel ?
Un business travel est un voyage au cours duquel un employé (ou un groupe d’employé) fait un voyage pour le compte de son employeur. Lors de ces voyages, l’employé vise à atteindre les objectifs de l’entreprise en visitant des clients, en effectuant des liaisons entre équipes à distance et d’autres événements susceptibles d’accroître la portée de l’entreprise sur le marché. Lors de ces voyages, des accords commerciaux sont généralement établis et des partenariats sont conclus.
L’employé doit se tenir au courant de la politique de voyage, de ce qui peut être remboursé, et disposer d’une solution pour l’enregistrement et le suivi des dépenses générées. Il est toujours important de prêter attention au confort et à la sécurité du voyageur, tout en privilégiant le rapport qualité-prix.
Qu’est-ce qui motive les voyages d’affaires ?
Un business travel est organisé pour plusieurs raisons, toujours dans le but d’améliorer la compétitivité de l’entreprise. Pour y parvenir, il est nécessaire de s’informer sur les tendances du marché, les technologies disponibles, les équipements, d’échanger des expériences avec d’autres entreprises, de suivre des cours pour rester à jour et de toujours rester informé !
La meilleure façon de répondre à ces besoins est d’organiser des événements axés sur les niches spécifiques de chaque secteur. C’est ainsi que ce segment a connu une telle croissance sur le marché, attirant les touristes d’affaires. Avec une étude, une analyse des besoins réels de l’entreprise, un plan d’action bien conçu et une bonne organisation, l’événement assure de grands résultats.
Quelle est l’importance de la gestion des business travel ?
Dans les entreprises dans lesquelles les employés voyagent fréquemment, cette question prend une grande ampleur, car les objectifs de gestion sont axés sur la centralisation et la standardisation des processus, entre autres aspects. Tout pour que le voyage ait lieu, avec une sécurité maximale pour l’employé et avec l’alignement entre les besoins de l’organisation et ceux des employés.
En général, la gestion des voyages se fait au sein de l’entreprise elle-même, et dans certains cas, elle bénéficie du soutien d’une agence de voyages spécialisée dans les business travel. Si la prestation est réalisée par une agence, il est nécessaire de s’assurer que le sous-traitant comprend les besoins de son client. Un autre point clé est la réputation, la qualité du service et la structure de l’agence de voyage qui fournira ce service.
Peu importe le modèle de gestion qu’une entreprise décide d’utiliser : lorsque le volume des voyages d’affaires est très important, il y aura toujours quelqu’un chargé de recevoir les demandes et de veiller à ce que tout se passe le mieux possible pendant le voyage.
Le défi de la gestion des voyages d’affaires
Le business travel consiste en des voyages ayant pour but d’emmener les employés d’une entreprise à des événements pour échanger des expériences, prendre contact avec le client et acquérir des connaissances. En pratique, l’objectif est de renforcer le développement et les résultats de l’entreprise.
Quel que soit le responsable de la gestion des frais de déplacement d’affaires, cette activité, menée avec efficacité et succès, permet non seulement de garantir le respect de toutes les politiques, mais aussi de travailler constamment à la réduction des dépenses, sans perdre la qualité du service.