Quel est l’intérêt de l’utilisation du numérique en notariat ?

La révolution technologique impacte tous les domaines d’activité sans exception. Aujourd’hui, les professionnels du notariat notamment font de plus en plus recours au numérique pour optimiser leurs performances.

De nombreux systèmes ont été mis en place et des outils ont été créés pour dématérialiser les services et faciliter la vie aux notaires. Il faut noter que ces créations sont autant bénéfiques aux clients de ces professionnels. Découvrez tout l’intérêt du numérique dans le notariat !

Le digital au profit du papier : un atout pour l’environnement

L’utilisation du numérique dans le notariat est un acquis en France et dans de nombreux autres pays depuis des années. Ce n’est pas pour déplaire aux usagers des services notariés. À cette adresse, vous découvrirez l’analyse de Frédéric Ducourau sur le rajeunissement de la profession de notaire avec l’utilisation des outils numériques.

Des actes authentiques signés par voie électronique

Amené à gérer des actes et documents, le notaire est quotidiennement au contact du papier. Il faut noter que cette matière s’obtient essentiellement à partir d’arbres coupés. Les dangers et les risques de cette pratique pour l’environnement et pour l’espèce humaine sont un secret de polichinelle.

Le numérique favorise l’atteinte de l’objectif zéro papier. Il permet de laisser progressivement les documents physiques ou, à défaut, de réduire grandement leur utilisation. Cela permet bien de s’abstenir de l’utilisation du papier. À plus grande échelle, cette option réduit le besoin en bois et évite les coupures anarchiques d’arbres.

Depuis 2008, il est possible d’établir et de signer un Acte Authentique Electronique (AEE). Lorsque la réglementation en vigueur est suivie, il a la même valeur que le document papier. On peut aussi recourir à l’Acte Authentique Electronique à Distance (AEED) pour signer un acte authentique par voie électronique en visioconférence.

Une meilleure facilité de conservation

La dématérialisation des dossiers permet de gagner de dégager de l’espace de stockage. La réglementation impose aux notaires de conserver les documents officiels pendant au moins 75 ans. En papiers, ces documents requièrent un espace considérable avec une bonne gestion des archives. Avec le numérique, il est clairement plus aisé et moins coûteux de conserver les documents officiels.

Les outils numériques pour plus de sécurité

Les outils numériques offrent une plus grande sécurité à la profession de notaire. L’ID.Not, la Clé REAL et bien autres éléments concourent à renforcer cette sureté des données.

L’ID.Not est un système d’authentification doté d’un identifiant mis à la disposition du notaire. Il permet de centraliser les identités des notaires dans un annuaire. Par la même occasion, il rend les professionnels mieux accessibles aux usagers. La Clé REAL par contre donne la possibilité au notaire d’apposer sa signature électronique et son sceau sur un acte officiel en vue de l’authentifier.

L’optimisation des relations avec les clients

Le numérique permet également aux notaires d’optimiser les relations avec leurs clients. De manière simple et totalement sécurisée, le notaire peut prendre des rendez-vous en ligne. Sans se déplacer, les clients obtiennent efficacement le service désiré.

Par ailleurs, la visioconférence notariale donne la possibilité aux clients d’échanger avec le notaire qui peut directement signer un acte authentique. Ces professionnels disposent aussi d’un espace notarial numérique.

Entre autres, il leur permet d’interagir avec des collègues et d’échanger des documents avec des clients. La visioconférence notariale a une grande praticité et une bonne efficacité. Il permet de meilleures collaborations et de meilleurs échanges entre professionnels et clients.